Makalah Komunikasi Organisasi (LAPORAN)

1. Latar belakang

Dalam dunia organisasi tidak selamanya organisasi tersebut berjalan lancar, namun terkadang juga terdapat beberapa kendala maupun masalah yang bisa disebut dengan konflik. Dari konflik tersebut, maka dapat menimbulkan sebuah kondisi yang dinamakan stres. Banyak sekali hal yang dapat menyebabkan terjadinya stres, sehingga anggota suatu organisasi kerap mengalami masalah stres tersebut, memang benar tidak selamanya stres itu bersifat negatif, tapi stres sebenarnya juga bersifat positif. Hal tersebut yang nantinya akan di bahas lebih lanjut dalam pemaparan selanjutnya.

Konflik memang sudah menjadi suatu bagian yang tak terpisahkan dalam suatu organisasi. Konflik yang terjadi dalam sebuah organisasi memang tidak selalu dalam hal-hal yang besar saja, terkadang hal sepele bisa menjadi penyebab merenggangnya organisasi itu sendiri. Misalnya, saat ada sang ketua bertemu dengan anggotanya, tapi tidak ada tegur sapa diantara keduanya, hal ini menyebabkan perselisihan diantara keduanya dan menimbulkan terjadinya konflik yang bisa meluas dan bertambah parah.

Konflik dan stres yang ada didalam suatu organisasi, bukan hanya sekedar dihadapi ataupun dibiarkan, namun hendaknya dicari solusinya agar bisa mengembalikan pada kondisi semula, atau setidaknya bisa menjadi lebih baik lagi. Dalam beberapa organisasi yang penulis ikuti, masih banyak yang belum mengetahui sepenuhnya apa itu konflik dan bagaimana pemecahan masalah konflik tersebut. Hal ini yang membuat terkadang organisasi tersebut jadi melambat kinerjanya atau bahkan hingga mandeg.

Nah, dari pentingnya mengetahui konflik, stres dan cara penanganannya dengan memberikan solusi-solusi inilah yang setidaknya mampu untuk membantu suatu organisasi agar tetap harmonis dan terhindar dari adanya perpecahan.

Organisasi yang akan penulis bahas dalam tulisan ini adalah sebuah organisasi umum, yakni Forum Duta Mahasiswa DIY. Forum yang beranggotakan finalis dan pemenang dalam Ajang Pemilihan Duta Mahasiswa DIY ini bergabung dalam organisasi ini, dimana nantinya menjadi wadah untuk melaksanakan progam kerja sesuai yang telah rencanakan ketika sedang dalam masa pemilihan tersebut. Organisasi yang bergerak dibidang sosialisasi dan pendidikan kesehatan reproduksi remaja ini mempunyai sebuah struktur organisasi yang cukup lengkap, dan mempunyai anggota yang jumlahnya juga lumayan banyak. Namun, sering sekali terjadi konflik dalam beberapa pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan.

2. Kerangka Teori

Sebelum membahas lebih jauh lagi terhadap pembahasan ini, perlu diketahui terlebih dahulu pengertian dan definisi apa itu konflik dan sebagainya.

Ada beberapa pendapat oleh para ahli tentang konflik dan stress berikut adalah beberapa ahli yang telah mendefinisikan apa itu konflik dan stres.

• Menurut Minnery (1985), Konflik organisasi merupakan interaksi antara dua atau lebih pihak yang satu sama lain berhubungan dan saling tergantung, namun terpisahkan oleh perbedaan tujuan.
• Konflik merupakan ekspresi pertikaian antara individu dengan individu lain, kelompok dengan kelompok lain karena beberapa alasan. Dalam pandangan ini, pertikaian menunjukkan adanya perbedaan antara dua atau lebih individu yang diekspresikan, diingat, dan dialami (Pace & Faules, 1994:249).
• Menurut Robbin (1996), keberadaan konflik dalam organisasi ditentukan oleh persepsi individu atau kelompok. Jika mereka tidak menyadari adanya konflik di dalam organisasi maka secara umum konflik tersebut dianggap tidak ada. Sebaliknya, jika mereka mempersepsikan bahwa di dalam organisasi telah ada konflik maka konflik tersebut telah menjadi kenyataan.

Dari beberapa pendapat para ahli tersebut bisa dipahami jika konflik memang sudah menjadi hal yang lumrah dalam suatu organisasi. Secara garis besar Konflik adalah suatu masalah yang terjadi dan memerlukan adanya tindakan untuk memecahkannya. Konflik juga bisa diartikan sebagai bumbu penyedap dalam suatu organisasi, karena dengan adanya konflik, hal tersebut bisa membuat organisasi tersebut lebih solid dan teruji jika sudah dapat menyelesaikan konflik tersebut.

Adapun beberapa faktor penyebab konflik dalam suatu organisasi, diantaranya :

• Komunikasi (biasanya terjadi akibat adanya mis communication antara anggota ataupun pengurus dalam suatu organisasi)
• Struktur (terjadi jika dalam organisasi terdapat perebutan kekuasaan antar anggota organisasi)
• Pribadi (inilah mungkin yang paling sering terjadi dalam suatu organisasi, yakni perbedaan pendapat. Karena sejatinya manusia memang mempunyai pemikirannya sendiri-sendiri, sehingga sangat memungkinkan terjadinya perbedaaan pendapat yang memicu adanya konflik dalam organisasi)

Dari berbagai jenis konflik ini dapat menimbulkan stres, stres merupakan keadaan dimana seseorang merasa tidak nyaman secara psikologis, Stres merupakan akibat dari konflik. Dikatakan demikian, karena semua merasakan tekanan-tekanan, tuntutan-tuntutan, dan ketegangan-ketegangan yang nampak datang beriringan dengan pekerjaan kita.

Stres mempunyai beberapa faktor penyebab, diantaranya :

• Pekerjaan (sesuai kadarnya, apakah dia mampu melaksanakannya atau tidak)
• Kepribadian (perbedaan karakter antar individu)
• Perubahan (kebiasaan yang berubah)

Sedangkan pengertian stres menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :

• Stres berkaitan dengan pekerjaan secara ajeg menunjukkan bahwa stres menimbulkan pengaruh yang merusak dan berbahaya bagi kesehatan jasmani dan rohani pekerja (Ray 1991)
• Stres okupasional berkaitan dengan jangka pendek seperti kecemasan kerja, ketegangan kerja dan kepuasan kerja dan efek jangka panjang seperti depresi, borok, penyakit kardiovaskular dan kematian.(Heaney & Van Ryn 1990)
• Stres adalah suatu keadaan psikologis individu yang disebabkan karena individu dihadapkan pada situasi internal dan eksternal Lazarus (1976)

Berbagai tekanan dan gangguan dalam sebuah organisasi tentunya sangat sering terjadi. Hal ini lah yang perlu dihindari agar kinerja anggota sebuah organisasi tidak terganggu. Semua bisa di atasi asalkan dapat mengindikasikan masalah yang kita hadapi itu sendiri. Semakin seseorang mendapatkan tekanan diluar batas dari kemampuan dirinya sendiri tentunya akan mengalami stres pula yang cukup berat dan sangat mengganggu kerja otak.

Dampak dan akibat dari stress itu  sendiri dalam buku Organizational Behavior (Robbin), dikelompokkan menjadi tiga gejala, yaitu gejala Fisiologis, Psikologis, dan Perilaku, sebagai berikut :

• Gejala Fisiologis, gejalanya meliputi sakit kepala, tekanan darah tinggi, dan sakit jantung.
• Gejala Psikologis, gejalanya meliputi kecemasan, depresi, dan menurunnya tingkat kepuasan kerja.
• Gejala Perilaku, gejalanya meliputi perubahan produktivitas, kemangkiran dan perputaran karyawan.

Kemudian, dari konflik dan stres yang ada membutuhkan sebuah pemecahan permasalahan dengan cara pengambilan keputusan yang tepat oleh seorang pemimpin. Pengambilan keputusan adalah menetukan suatu jalan keluar dengan berkomunikasi secara bersama-sama. Dalam pengambilan sebuah keputusan bersama pemimpin harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut :

• Jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan.
• Tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok.
• Kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin dan mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.

Jadi, seorang pemimpin harus mampu membuat sebuah keputusan yang benar dan tepat sehingga mampu menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi oleh organisasi tersebut. Karena pemimpinlah yang mempunyai tanggung jawab penuh akan hal tersebut.

3. Analisis data

Dalam organisasi Forum Duta Mahasiswa DIY, beberapa kali mengadakan kegiatan, mulai dari menyelenggarakan seminar, pelatihan dll. Nah, disetiap pelaksanaan kegiatan tersebut, maka sebelumnya diadakan pembentukan susunan kepanitiaan acara tersebut. Namun yang terjadi adalah meski masih dalam tahap pembentukan panitia saja, gejala-gejala konflik sudah mulai nampak.

Konflik yang pertama kali terjadi adalah saat penunjukan susunan panitia, ada beberapa orang yang merasa tidak cocok atau mungkin enggan dalam menerima bagian tersebut, ini yang menjadikan beberapa perdebatan dan terkadang membuat suasan dalam forum tersebut agak kurang kondusif. Terlebih lagi dari segi jumlah pengurus yang relatif terbatas, ini semakin membuat runyam permasalahan tersebut, saat jumlah orang yang ada sedikit dan setiap seksi dalam acara tersebut membutuhkan seorang koordinator atau penanggungjawab. Sebenarnya saat jumlah orang yang ada dan jumlah pos yang perlu diisi itu memang tidak terpaut jauh, namun seperti yang dikatakan diawal jika ada beberapa yang enggan masuk kedalam kepanitiaan. Contohnya, si A yang terlihat mampu untuk mengurusi soal konsumsi ternyata menolak dan tidak mau untuk menerima peran tersebut. Saat dikembalikan ke forum dan ditanyakan siapa yang mau dan sanggup menjadi seksi konsumsi, jawabannya adalah nihil. Karena sebagian besar dari anggota tidak pernah menjadi koordinator bagian tersebut.

Ini terjadi karena sesuai dengan faktor-faktor penyebab konflik yang salah satunya adalah pribadi, yakni inilah penyebab perbedaan pendapat, karena berbeda individu berbeda pula pemikiran dan pandangannya. Jika si A itu berpikiran jika dia tidak siap untuk menjadi koordinator konsumsi, berbeda halnya dengan pandangan dari ketua sidang yang berpikir jika sesungguhnya si A ini memang layak dan mampu untuk memegang jabatan tersebut.

Contoh kasus diatas sebenarnya hanya sebagian kecil dari berbagai permasalahan yang muncul hingga menyebabkan timbulnya konflik. Masih banyak lagi permasalahan yang timbul, apalagi setelah rapat pembentukan panitia usai, dan semua anggota telah mendapatkan kewajiban dan tugasnya masing-masing maka dilanjutkan dengan bekerja sesuai dengan tugas mereka. Dalam persiapan sebelum acara hari H, sebagian panitia memang dibuat sibuk oleh tugas itu, dan itulah yang akhirnya memunculkan konflik-konflik baru dan juga stres yang menghinggapi sebagian besar panitia.

Salah satu penyebab konflik yang paling sering adalah dari segi komunikasi, miskomunikasi memang sering sekali terjadi dalam kepanitiaan ini. contohnya saja, saat ketua panitia berpikir jika sejumlah anggaran itu adalah untuk membeli kaos bagi para panitia, dan panitia tidak perlu membayar untuk itu, ternyata tidak sama dengan apa yang dilaksanakan oleh sang bendahara, ternyata anggaran yang ada itu untuk kebutuhan yang lain, sehingga panitia tetap harus membayar untuk kaos acara tersebut. Hal inilah yang sempat menimbulkan konflik yang cukup panas. Hingga akhirnya dibutuhkan sebuah penanganan permasalah dan penyelesaian konflik.

Dari berbagai konflik yang ada tersebut, menimbulkan stres bagi para anggota panitia. Selain karena adanya faktor konflik yang terjadi diatas, namun juga karena faktor pekerjaan (kadar kemampuan bekerja). Seperti contoh diatas (si A yang tidak mau jadi seksi konsumsi) akhirnya dalam persiapan dan pelaksanaan acara tersebut kinerjanya menjadi kurang maksimal, ini disebabkan karena stres yang menghinggapi diri dari si A tersebut. Si A berpikir jika apa yang dia lakukan tidak sesuai dengan apa yang ia inginkan sehingga dia merasa tidak nyaman dan merasa canggung dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.

Dari berbagai permasalah diatas yang menimbulkan konflik dan stres yang dialami oleh panitia, membutuhkan sebuah penanganan yang disebut dengan pengambilan keputusan agar dapat menyelesaikan berbagai macam permasalahan tersebut. Nah dalam hal ini sang ketua panitia akhirnya memberikan beberapa keputusan, yang tentu saja dalam memutuskannya dilakukan pertimbangan-pertimbangan bersama anggota yang lainnya.

Untuk mengatasi permasalahan pertama yakni pemilihan siapa yang akan menjadi koordinator seksi konsumsi, akhirnya sang ketua panitia mengambil keputusan yang didapat setelah berdiskusi dengan anggota yang lainnya, yakni dengan memberikan tawaran-tawaran solusi untuk pemecahan masalah dengan jalan yang terbaik. Dari sekian banyak solusi yang ditawarkan, akhirnya diambil sebuah keputusan yakni tetap memilih si A sebagai koordinator seksi konsumsi, namun dalam pelaksanaan dan persiapannya nanti akan dikerjakan bersama-sama dan dibantu oleh panitia yang lainnya. Sedangkan untuk permasalahan kedua, yakni adanya miskomunikasi yang terjadi antar panitia itu akhirnya bisa diselesaikan dengan cara diadakan pembicaraan yang baik antara sang ketua dengan bendahara. Dengan melalui pembicaraan yang hangat, akhirnya sampai juga kedalam sebuah keputusan bersama, yakni jika akhirnya panitia tetap membayar kaos demi mengehemat dan mengusahakan pengeluaran anggaran yang besar, dikarenakan pihak sponsor yang tidak tentu akan cair dana sponsorshipnya.

Akhirnya semua konflik dan stres yang terjadi dapat diselesaikan dengan cara pengambilan keputusan yang tepat dan cermat dari sang pemimpin. Sebenarnya masih banyak sekali permasalahan yang terjadi dalam persiapan maupun saat hari berlangsungnya acara, namun apapun masalahnya itu, jika dikomunikasikan dengan baik, maka konflik dan stres itu bisa diatasi dengan baik pula.

4. Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan yang bisa diambil dari pembahasan ini adalah jika suatu organisasi, seperti yang sudah dipaparkan diatas yakni jika suatu organisasi tidak mungkin bisa lepas dari yang namanya konflik dan stres. Dua hal tersebut akan selalu hadir kapan saja dalam suatu organisasi, dan tak akan ada yang bisa mengelak ataupun menghindarinya. Maka dari itu sebuah organisasi hendaknya mampu mengetahui dan mengidentifikasi ketika suatu saat konflik dan stres itu datang, sehingga ketua dapat memberikan beberapa solusi untuk pemecahan masalahnya dengan mengeluarkan keputusan yang benar dan tepat.

Konflik maupun stres yang hadir dalam organisasi, hendaknya juga dijadikan sebagai alat pembelajaran. Maksudnya adalah jika suatu saat nanti sebisa mungkin dihindari hal yang sama, agar istilahnya “tidak jatuh dilubang yang sama”.

Saran yang dapat penulis sampaikan adalah, jika seorang pemimpin mampu untuk berpikir dan menganalisis tentang apa yang menjadi tanggung jawabnya dalam rangka pemecahan masalah tersebut, dan juga untuk mengeluarkan keputusan yang tepat.