3. Grup Proses Manajemen Proyek : Studi Kasus

Nama : Agung SaputraKelas : 2DC01NPM : 40112375Mata Kuliah : Manajemen Proyek dan Manajemen Resiko

1. Grup Proses Manajemen Proyek 

Dalam prosesnya, manajemen proyek terbagi dalam beberapa grup diantaranya :

• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek 
• Penutupan Proyek

3. Membangun Metodologi Manajemen Proyek

Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).

Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.

Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all."

Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.

Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadi main interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut.

Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.

Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.

Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup [lihat artikel berikut]:

1. A common project management model.
2. Companywide project management training programs.
3. Project management career development.
4. Knowledge-sharing activities.

 5. Inisiai Proyek 

Inisiasi adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,^[1]dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi)^[2], dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produkatau layanan(jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemenpada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.

7. Rencana Proyek 

Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar, perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan mutu.
Pengertian di atas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, ini berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-tahap pekerjaan itu yang disebut proses. Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :
a. Menentukan tujuan.
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang akan dilakukan.
b. Menentukan sasaran.
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya
c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
d. Memilih alternatif.
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.
e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.
Tahapan perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan sesuai urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya dilakukan penjadwalan.

Sumber Referensi :

Kumala Yan. 2011. Grup Proses Manajemen Proyek dan Integrasi Manajemen Proyek. http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi-manajemen-proyek/ . Diunduh tanggal 09 Oktober 2013

http://www.pmforum.org/library/papers/2010/PDFs/may/FP-CHIN-SPOWAGE-FINAL.pdf . Diunduh tanggal 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Proyek . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek#cite_note-1 . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek#cite_note-2 . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Produk . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Layanan . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_strategis . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek . Dikunjungi pada 09 Oktober 2013

Gunasti Amri. 2011. Teori Perencanaan Proyek Konstruksi. http://amrigunasti.wordpress.com/2011/01/12/teori-perencanaan-proyek-konstruksi/ Diunduh tanggal 09 Oktober 2013