SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS)

PENDAHULUAN

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) telah diberlakukan sejak tahun 1981. SP2TP secara potensial dapat berperan banyak dalam menunjang proses manajemen Puskesmas, baik untuk memenuhi aspek Perencanaan, Penggerakan, Pelaksanaan maupun Pengawasan, Pengendalian dan Penilaian.

Tujuan pelaksanaan SP2TP adalah didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas dan data yang berkaitan serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi di atasnya sesuai kebutuhan secara benar,berkala, teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.

LATAR BELAKANG

Informasi adalah hasil analisis, manipulasi dan presentasi data untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Berguna atau tidaknya suatu informasi bergan-tung pada tujuan penerima informasi,ketelitian penyampaian dan pengolahan data, waktu, ruang/tempat, pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat.

 Menurut Kepmenkes RI No. 932 Tahun 2000, puskesmas melaksanakan mana-jemen kesehatan pada tiga fungsi, yakni fungsi manajemen pasien, manajemen institusi, dan manajemen sistem. Informasi yang berkualitas dalam pengelolaan manajemen pasien memberikan kepastian data untuk upaya penyehatan pasien dan pengobatan yang lebih akurat dan efektif.

Informasi yang berkualitas pada manajemen institusi memberikan kepastian data pengelolaan organisasi pusk-esmas yang efektif, sedangkan informasi yang baik pada manajemen sistem akan menimbulkan ketepatan sasaran pembangunan kesehatan wilayah serta transparansi penyehatan masyarakat. Permasalahan yang terjadi di puskesmas se-Kota Payakumbuh ialah masih adanya duplikasi sistem pencatatan dan pela-poran baik di tingkat manajemen pasien, manajemen unit maupun manajemen program. Selain itu, fragmentasi pencatatan dan pelaporan juga ditemui dari be-berapa kegiatan Puskesmas.

Penataan sistem informasi dalam manajemen kesehatan dapat dimulai dengan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan. Hal ini berimplikasi positif kepada pengurangan duplikasi data yang kurang efektif bagi pengambilan kepu-tusan. Tahapan penataan sistem informasi kesehatan secara dini melalui pengu-kuran kebutuhan informasi bagi pengelolaan manajemen memerlukan peran serta aktif dari pengguna untuk memberikan hasil desain yang lebih mudah diimplikasikan dalam manajemen organisasi.

 Penyusunan desain sistem infor-masi manajemen puskesmas dapat dilakukan melalui metode action research yang memandang pengguna bukan sebagai obyek namun sebagai partisipan. Pendekatan ini berfokus terjadinya perubahan yang melibatkan secara aktif pengguna dan peneliti dalam penyusunan desain.

Puskesmas

Puskesmas mengumpulkan data hasil pelayananya , jumlahnya tergantung dengan fasilitas yang dimiliki oleh masing-masing puskesmas. Puskesmas dalam pelayananya di masyarakat dibagi menjadi 2 yaitu Private service dan public

service, sehingga laporan yang deberikan adalah sebagai berikut :

Sub Din Yankes :

o Laporan Lb1 – Lb 4.

o Laporan Kunjungan dan Pemanfaatan Pelayanan .

o Laporan Kes Gigi,Kes mata dan jiwa dan Pemb Sarana Batra .

o Laporan Apotik, dan Pembinaan Toko Obat .

o Lap Pembinaan PIRT, dan Penyedia kosmetik.

Sub Din Kesga :

o Laporan KIA.

o Laporan Gizi.

o Lap Penyuluhan Kes Mas.

Sub Din P4L :

o Laporan Immunisasi.

o Laporan W2 Mingguan.

o Laporan Pembinaan Kesling .

o Laporan 28 Penyakit yang di amati.

o Lap Pemb TTU

Komponen dalam membangun Sebuah Sìstem Informasi Puskesmas :

1.Komitmen

            - Keinginan bekerja sama (Lintas Program dan Instansi)

            - Keinginan memberi yg terbaik

            - Keinginan untuk melakukan kesinambungan

            - Peran serta aktif dari Pimpinan dan staf

2. Media (Formulir / Hardware/Software)

3. SDM

            - Kualitas

            - Kuantitas

4. Organisasi

            - Struktur kerja didalam pembagian tugas dan tanggung jawab dgn membentuk sebuah SK.

5. Sarana / Prasarana

6. Dana

Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa register-register dicatat setiap hari oleh petugas pada masing-masing ruang pelayanan. Pencatatan pelayanan pasien di puskesmas terdiri atas 24 register. Pencatatan dilakukan secara terpisah per ruangan sehingga dijumpai duplikasi pencatatan pasien yang sama untuk item variabel yang sama. Identifikasi ini melahirkan ke-sepakatan dalam penyusunan desain simpus sebagai berikut :

1. Perlu dilakukan penyederhanaan catatan register pelayanan pasien, mu-lai dari loket, poliklinik, pelayanan penunjang sampai dengan apotik.
2. Penyederhanaan register pencatatan pasien menghilangkan duplikasi dan redudansi dengan mengutamakan efesiensi dan tidak menghilangkan kebutuhan data pokok pada pelayanan pasien.
3. Hasil penyederhanaan register tersebut dijadikan sebagai output hasil en-tri data pasien dalam pelayanan sehari-hari di puskesmas yang didesain menggunakan komputer.
4. Output register terdiri atas tiga buah register induk yakni register poliklinik tiga buah.
5. Item-item yang tercantum dalam register diatas dituangkan dalam laporan SP2TP Plus melalui komputer, baik menggunakan aplikasi spredsheet seperti Microsoft Excel maupun aplikasi lainnya.

Pengembangan prototipe yang dilakukan dalam proses pendesainan sistem in-formasi manajemen pasien di puskesmas ini menghasilkan integrasi register sebagai berikut :

1. Register Induk Poliklinik Umum

2. Register Induk Poliklinik KIA/KB

3. Register Induk Poliklinik Gigi

Proses pengolahan data dimulai dengan Blanko K.1 dan K.2 saat pasien datang di loket pendaftaran. Blanko K.1 berupa catatan pasien masuk dan distribusi pe-layanan lanjutan di puskesmas, sedangkan Blanko K.2 berupa buku induk pen-duduk yang memuat data dasar penduduk di wilayah puskesmas.

Output dari pengisian blanko ini disimpan dalam Direct Access Data (DAD) yang suatu saat bisa dipanggil kembali menurut kodifikasi struktur data. Pelayanan di poliklinik juga mengakses data pasien yang bersumber dari Direct Access Data sebagai sumber informasi pelayanan pasien.

 Jika rujukan pelayanan penunjang dibu-tuhkan dari Poliklinik, unit pelayanan penunjang juga mengakses DAD untuk diteruskan kepada pengisian Blanko P.1, P.2 atau P.3 sesuai permintaan Polik-linik. Hasil rekapitulasi catatan bisa mengeluarkan kuitansi layanan dengan pe-manggilan DAD dari menu history layanan yang dilalui oleh pasien. Selanjutnya, pelayanan di apotik juga tetap dapat mengakses dari DAD yang tercatat di Blanko P.1, P.2 atau P.3. Perjalanan data ini bisa berlangsung otomatis dengan bantuan DAD yang terkoneksi antar unit pelayanan. Oleh sebab itu, penggunaan komputer sebagai alat bantu sangat diperhitungkan.

Distant Learning Resouce Center Magister KMPK UGM http://lrc-kmpk.ugm.ac.id 5Henry Waluyo , Hari Kusnanto; WPS no.9 November 2006 1st draft

Gambar 4. Data Flow Pencatatan Pelayanan Manajemen Pasien di Puskesmas

Kepala puskesmas selaku pengguna berpendapat bahwa jika operasional pen-catatan seperti ini terlaksana di puskesmas, maka duplikasi pencatatan yang ter-jadi di ruang loket pendaftaran, ruang poliklinik, unit penunjang dan apotik sangat jauh berkurang.

Pelayanan jauh menjadi lebih cepat, namun kendalanya ialah bagaimana membiasakan staf puskesmas terutama yang berhubungan langsung dengan register induk untuk mengoperasionalkan komputer.

 

“Data Flow Pencatatan Pelayanan Manajemen Pasien di Puskesmas”

.Tabel 1. Perbandingan Pencatatan Sebelum dan Sesudah Integrasi

Jenis Catatan	Sebelum Integrasi	Sesudah Integrasi
Loket	cari buku status, mencatat ID, alamat, keluhan, catat blanko resep, catat register umum, askes, gakin, tanya pasien	cari buku status, rujuk ke poliklinik
Poliklinik	duplikasi catatan loket, duplikasi catatan laboratorium, duplikasi catatan ruang klinik – konsul-tasi, catat obat, catat diagnosis, catat visual sign, catat di tiga buku bantu	catat register induk polik-linik dari berbagai sum-ber unit penunjang
Unit Penunjang Pengobatan	catat hasil periksa, periksa, la-por ke polikilik tiap minggu	lapor harian hasil periksa ke poliklinik
Apotik	catat resep per orang, catat obat yang keluar, catat stok terakhir, catat permintaan ke gudang obat	cukup memberi obat ke pasien hasil catatan re-trieval dari Poliklinik
Gudang Obat	catat pemakaian mingguan	menghitung secara otomatis dari stok dan pemakaian harian

Umumnya petugas puskesmas berkomitmen baik dengan integrasi ini.

Komitmen ini dapat menjadi modal utama pembenahan sistem informasi pusk-esmas masa mendatang. Komitmen ini memang lahir se-bab dalam perancangan desain ini melibatkan mereka sendiri sebagai subyek sekaligus obyeknya.

Action research merupakan pengembangan partisipasi dari responden untuk memecahkan masalahnya sendiri dalam bidang sosial. Peneliti berfungsi sebagai pengendali penelitian untuk mendapatkan informasi yang valid.⁹ Metode ini me-rupakan metode yang sering digunakan dalam pengembangan desain sistem informasi, sehingga dikenal dengan “implementation method” ataupun “problem-oriented methode”.

 Dalam bidang pengembangan desain sistem menggunakan komputerisasi, keterlibatan pengguna sangat diperlukan untuk perancangan.Rumusan masalah dalam penelitian ini ialah masih dijumpainya fragmentasi pen-catatan dan pelaporan yang mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi di puskesmas. Tujuan penelitian ini secara umum untuk mengeksplorasi proses pengembangan desain sistem informasi manajemen pasien di puskesmas me-lalui pengintegrasian sistem pencatatan dan pelaporan dalam rangka menghi-langkan fragmentasi sistem informasi.

Tujuan penelitian secara khusus ialah un-tuk mengidentifikasi proses desain sistem informasi manajemen pasien di pusk-esmas melalui partisipasi aktif petugas puskesmas sendiri dalam action research serta mengidentifikasi komitmen petugas dan pengambil keputusan ditingkat puskesmas terhadap desain sistem informasi manajemen puskesmas yang dis-usun melalui action research.

Kesimpulan dan Saran

Proses pendesainan sistem informasi manajemen pasien dilakukan melalui pen-gintegrasian sistem pencatatan dan pelaporan terutama register pencatatan medik. Proses ini mampu mengurangi duplikasi pencatatan di unit pelayanan puskesmas. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka disarankan sebagai berikut :

1. Dinas Kesehatan menjembatani rancangan desain sis-tem informasi manajemen puskesmas yang dibangun oleh partisipasi puskesmas sendiri dalam bentuk yang lebih aplikatif, berupa pemrogra-man komputer, evaluasi maupun monitoring pelaksanaan.

2. Adopsi pelaksanaan pencatatan dengan metode yang baru (elektronik) membutuhkan kemampuan lebih terhadap penguasaan teknologi diband-ingkan metode sebelumnya. Untuk itu hendaknya pimpinan puskesmas lebih arif dalam memberikan kesempatan untuk memperoleh ketrampilan tambahan operasional komputer bagi petugas puskesmas.

3. Perubahan-perubahan untuk perbaikan suatu sistem di masa mendatang berkaitan dengan sistem informasi hendaknya tetap melibatkan partisipasi aktif dari pelaksana sistem itu sendiri.

·         Sebuah system informasi kesehatan modern tidak harus mahal dengan infra struktur yang tersedia dapat dibangun system informasi digital yang lebih murah dari system analog yang ada saat ini,dengan peningkatan SDM baik di DKK maupun di di masing masing UPK ( Puskesmas ) .

·         Perlunnya sebuah Team di masing masing DATI II yang dedicated untuk mengurusi System Informasi Kesehatan .

·         SP2TP masih relevan bagi puskesmas, mengingat pentingnya perekaman data kesehatan di wilayah kerjanya.

·         SP2TP sebagai bahan evaluasi sekaligus sebagai bahan PTP.

·         SP2TP apabila dapat dimanfaatkan secara optimal akan dapat menjadikan puskesmas lebih efektif dan data kesehatan Kota lebih lengkap.

·         Penerapan teknologi informasi tidak bisa di tunda lagi , diharapkan dengan memanfaatkan teknologi system informasi kesehatan dapat lebih akurat , tepat waktu , tepat guna , murah dan efisien .

Daftar Pustaka

          Long, L. 1989. Management Information System. Prentice Halls, Englewid Cliffts. New Jersey, USA

          Moekijat. 1991. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi kelima. PT Remaja Rosdakarya. Bandung, Indonesia

         Anonim. 2002. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 932/MENKES /SK/VIII/2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengembangan Sistem In-formasi Kesehatan Daerah (SIKDA) untuk Tingkat Kabupaten/Kota, Ja-karta

          Austin, C.J. 1992. Information Systems For Health Services Administra-tion. AUPHA Press/Health Administration Press. Michigan

Parker, C.S. 1989. Management Information Systems: Strategy and Ac-tion. McGraw-Hill Publising Company. Mexico.

         Yasnoff, W. 2001. A National Agenda for Public Health Informatics: Sum-marized Recommendations from the 2001 AMIA Spring Congress. J Am Med Inform Assoc. 2001;8:535–545

         Chiasson, M. 2001. System Development Conflict During The Use of An Information Systems Prototyping Method of Action Research. Implications for practice and research. Canada: Information Technology & People, Journal, Vol. 14, No.1

          Greenfield P, O’Keefe C, Goodchild A. 2005. A Decentralised Approach to Electronic Consent and Health Information Access Control. Journal of